COMPLIANCE OFFICER

1. Funciones del Compliance Officer.

• Llevar a cabo el reconocimiento de todas las disposiciones legales o regulatorios que debe acatar la organización empresarial. esto abarca el contexto nacional, sectorial o el mismo Código Ético elaborado por la empresa.
• Inclusión de todos aquellos procesos y/o procedimientos que forman parte de la organización empresarial a las regulaciones establecidas en el sistema de gestión de cumplimiento.
• El Compliance Officer, tiene la responsabilidad de capacitar y a la vez informar al personal de la empresa todo lo relacionado al cumplimiento normativo que debe ser implementado en la empresa.
• Es el encargado de la aplicación de los controles necesario para el reconocimiento de riesgo y para el cumplimiento de la normativa legal.
• Debe ser un receptor de las quejas y reclamos por parte de los clientes en caso de que la empresa incurra en delitos de incumplimiento de las disposiciones legales.
• Debe establecer a su vez un mecanismo de indicadores relacionados con el control que lleva a cabo del sistema preventivo y de su efectividad
• Debe ser un asesor para el personal directivo y alto gobierno acerca de todo lo relacionado al Compliance Penal.

2. Etapas para la implementación de la figura del Compliance Officer en la empresa.

Para su implementación en la empresa se debe tomar encuentra dos consideraciones importantes:

• 1. Referencias legales: está conformado por un conjunto de principios que permite el ejercicio de este de las funciones de vigilancia y supervisión. A continuación las nombramos.

• Capacidad para la toma de decisiones que garanticen el cumplimiento de la normativa legal.
• La posibilidad de proporcionar información en caso de que la empresa incurra en riesgo o incumplimiento de la normativa legal.

• 2. Estructura interna:

• El Compliance Officer debe estar en la capacidad de tomar decisiones imprescindibles para que la empresa cumpla con la normativa legal.
• Tener la potestad de informar acerca del riesgo de incumplimiento de la empresa de la normativa del Compliance, para la aplicación de las medidas preventivas para evitar un posible delito.
• Debe tener disponibilidad horaria de trabajo para atender los requerimientos de cumplimiento de la normativa.
• Esta figura debe ser nombrado y designando por una Junta General como órgano administrativo independiente, para evitar omisiones por parte del alto gobierno de la empresa.

3. Gestión del programa de ética por parte de compliance officer.

Un primer acercamiento que tiene lugar para el cumplimiento de este programa de ética por parte de la empresa, es el análisis realizado por parte del Compliance Officer para analizar y determinar el alcance del mismo en cuanto al cumplimiento de las disposiciones legales, así como también del tipo de empresa en donde ejerce sus funciones, el apoyo que tenga por parte del personal directivo de sus capacidad y de la disponibilidad presupuestaria para ejercer sus funciones.

El Compliance Officer debe tener la seguridad de que no exista conflicto de intereses entre sus funciones que ejerce dentro de la empresa y las estrategias y políticas de la misma. La ventaja de este programa de ética es que anula el riesgo  del surgimiento de conflictos de intereses y promueve la política del buen gobierno corporativo.

Por otra parte la administración del programa de ética constituye la base por medio del cual se apoya todas las iniciativas dirigidas a dar cumplimiento a través de la aplicación de acciones direccionadas a prevenir antes que corregir. Esto exige el sostenimiento de relaciones estables con los distintos departamentos que forma parte de la estructura organizacional de la empresa.

Entre los temas que logra cubrir el programa de ética podemos mencionar los siguientes:

1. Anticorrupción.
2. Protección de la competencia.
3. Administración en línea para atención de consultas y denuncias.
4. Regulaciones en el área de las exportaciones e importaciones.
5. Conflicto de intereses.
6. Fraude.
7. Precaución sobre riesgo penal.
8. Normativa relacionada a la protección y resguardo de datos.
9. Propiedad intelectual.
10. Normas de prevención contra el blanqueo de dinero,
11. Gestión de reclamos.

4. Gestión para el reconocimiento y medición de riesgos en caso de incumplimiento por parte del Compliance Officer.

Entre las funciones que debe cumplir mencionamos las siguientes:

• 1. Monitoreo. Testeo y reporte:

• Monitoreo: corresponden a las funciones de supervisión de manera permanente de ciertas operaciones que pueden representar un riesgo para la compañía. Por ejemplo cuando el Compliance Officer cumple la función de validación de ciertas operaciones que pueden implicar riesgos como por ejemplo las órdenes de pago e inversiones.
• Testeo: consiste en una función llevada cabo por el Compliance Officer para verificar la eficiencia del sistema de gestión de ética que se aplica en la empresa. Es además una política de seguimiento de cumplimiento de la  compañía en cuánto a su cumplimiento normativo y legal relacionado al Compliance. Muchas veces se lleva a cabo a través de la realización de visitas sorpresa o planificadas en las instalaciones de la compañía.

Cabe mencionar que los resultados obtenidos por el testeo es de obligatoriedad de parte del Compliance Officer  de reportarlos de acuerdo a los lineamientos estipulados por el Compliance, acordando además con el personal directivo y alto gobierno para la realización de planes de acción y la ejecución de correcciones de inmediato. También el Compliance Officer puede reportar las fallas que se pueden presentar en el sistema de gestión de ética realizando un reporte para su inmediata corrección.

Debemos señalar como información adicional, que el Compliance Officer tiene la responsabilidad de reportar además la información obtenida de los proceso de monitoreo y testeo los cuales deberán vincularse con la creación de un mapa de riesgo de incumplimientos.

• 2. Entrenamiento: otra función importante es la de comunicar a todo el personal laboral, directivo y altos ejecutivos las normas y los criterios éticos para la conformación de la cultura organizacional de la empresa. Esta fase es importante porque permite la difusión de estos valores que pueden tener una marcada influencia en la toma de decisiones en toda la estructura organizacional de la compañía, y de esa manera tener conocimiento de los riesgos que puede acarrear el incumplimiento de la normativa legal.

La meta del Compliance Officer es la concientización de todo el personal perteneciente a la empresa sobre la necesidad de respetar y cumplir con las normas  y valores éticos de la empresa. Esto abarca  a su vez la información acerca de leyes establecidas que deben seguir cada uno de los integrantes de la empresa.

5. Conclusiones.

La figura del Compliance Officer debe ser descrita como aquel individuo con principios profesionales de compromisos, integridad, con capacidad de liderazgo y de comunicar y convencer acerca de las necesidad que tienen las compañías de seguir las recomendaciones y los lineamiento del programa de gestión ético  y normativo del Complinace y de esta manera evitar sanciones y lo que es peor aún el pago de multa que puede transmitir hacia la sociedad una imagen muy negativa que puede afectar a consumidores, clientes y hasta los proveedores.

El Complinace es producto de muchísimas crisis que se ha venido presentando en el mundo empresarial. Por ejemplo a raíz de la crisis financiera del año 2000 se introdujo nuevas leyes que buscaba darle mayor trasparencia y a la vez resguardo al inversor  financiero, primero con la ley MIFID o su denominación en inglés como: Market Instruments Directive II. Consiste en una directiva que forma parte de la Unión Europea que tienen la misión de actualizar el marco normativo de las inversiones extranjeras, brindándole protección al inversor en el sector bursátil en el área del mercado de los instrumentos financieros ya establecida por esta directiva. Cabe resaltar que la misma entro en funcionamiento  desde Enero del año 2018.

A raíz de las reformas del Código Penal por ejemplo en países como España para fortalecer la normativa penal a las personas jurídicas, muchas otras empresas en el mundo a raíz de lo anterior cada día mas busca acoplarse  a las normativas creadas por parte del Compliance legal para evitar sanciones y crear sistema de gestión para la prevención del delito.

Es por esto que la misión principal del Complinace Officer es supervisar y hacer cumplir todo el narco normativo, así como también la aplicación de reglamentos, reglas y políticas entre otros para ser vigilante del contexto legal y normativo que está en constante evolución para una detección y corrección rápida de aquellos delitos que pudieran ocurrir dentro de la organización empresarial.

Por ejemplo, figuras jurídicas como la Asociación Española de Compliance, consideran que el mismo debe formar parte de la cultura organizacional de las empresas, en donde se logre internar en las conciencias de cada uno de sus miembros los compromisos éticos y la responsabilidad de generar valor y respeto a toda la normativa y velar por su cumplimiento.

Porque el elemento ético adquiere gran relevancia en las empresas porque construye la política de cumplimiento, prevención, detección y acción antes que pueda ocurrir algún delito penal que pudiera perjudicar gravemente a la empresa.